簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)。一個(gè)工作流包括一組任務(wù)(或活動(dòng))及它們的相互順序關(guān)系，還包括流程及任務(wù)(或活動(dòng))的啟動(dòng)和終止條件，以及對(duì)每個(gè)任務(wù)(或活動(dòng))的描述。
例如某家工廠，需要給幾百位員工準(zhǔn)備晚飯，首先需要明確晚餐的菜譜，購(gòu)買所需的菜品，主食蒸米飯，洗菜，切菜，炒菜，裝盤等一組任務(wù)。不可能在洗菜前就來(lái)炒菜，體現(xiàn)了這一組任務(wù)的先后順序。同時(shí)蒸煮主食也可以和炒菜等任務(wù)同步進(jìn)行。
BPM全稱Business Process Management（業(yè)務(wù)流程管理），是為了實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)營(yíng)目的而執(zhí)行的一系列邏輯相關(guān)的活動(dòng)的集合，業(yè)務(wù)流程的輸出是滿足市場(chǎng)需要的產(chǎn)品或服務(wù)。根據(jù)功能、管理范圍等的不同，企業(yè)的流程管理一般分為生產(chǎn)流程層、運(yùn)作層、計(jì)劃層和戰(zhàn)略層四個(gè)層次。
從廣義上講，BPM包含了Workflow。與工作流相比BPM更像一種數(shù)字化轉(zhuǎn)型(Digital Transformation)的策略，它可以協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外各類系統(tǒng)之間協(xié)同工作，它涉及設(shè)計(jì)流程，協(xié)同跨系統(tǒng)和人員執(zhí)行它們、管理任務(wù)，并不斷優(yōu)化它們。BPM專注于重塑企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，以達(dá)到最佳的生產(chǎn)率和效率。
3、什么是機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）？
RPA全稱Robotic Process Automation，即機(jī)器人流程自動(dòng)化。分析下這三個(gè)關(guān)鍵的英文單詞：
首先是 Robotic ，也就是機(jī)器人 ，這里的機(jī)器人是一個(gè)虛擬的概念，并不是需要一個(gè)實(shí)體的機(jī)器人，它只是我們流程的執(zhí)行體。
Process ，也就是我們的流程 ，它對(duì)應(yīng)的就是我們的業(yè)務(wù)邏輯，我們將業(yè)務(wù)需求梳理成一個(gè)可以被執(zhí)行的流程，然后通過(guò)“機(jī)器人”來(lái)執(zhí)行定制的流程，比如剛剛我們所說(shuō)過(guò)的準(zhǔn)備晚餐這件事情，就是RPA的一個(gè)很好的例子，我們通過(guò)準(zhǔn)備好菜譜以及制作的方法，然后通過(guò)做飯師傅來(lái)完成制作，最終給工廠的工人提供美味的晚餐。
可以下面的圖來(lái)解釋三者的關(guān)系：
最后的這個(gè) Automation，自動(dòng)化 ，也就很好理解了，前面的“機(jī)器人”和“流程”就是為了實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的目的，通過(guò)機(jī)器人來(lái)執(zhí)行我們定制好的流程，這個(gè)流程也可以理解為一項(xiàng)任務(wù)，如果任務(wù)足夠復(fù)雜，需要的人力成本很高，那通過(guò)機(jī)器人來(lái)代替人工自動(dòng)化的完成我們的任務(wù)，就可以大大提高工作效率，解放勞動(dòng)力，減少人力成本。
從廣義上講，工作流屬于BPM的一部分，工作流也與RPA也有一些相似性。所以這里主要說(shuō)明一下BPM與RPA的關(guān)系與區(qū)別。
如果您的企業(yè)或組織有意想確保某類流程高效且獨(dú)立，或者干脆想轉(zhuǎn)換某類流程，改變業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，此時(shí)BPM將會(huì)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。不過(guò)，你也要做好一些實(shí)施準(zhǔn)備：
1、大量的時(shí)間：你必須要容忍BPM漫長(zhǎng)的實(shí)施周期。沒(méi)有現(xiàn)成的系統(tǒng)，一切都需要從頭開始構(gòu)建。
2、充足的資金：構(gòu)建過(guò)程較為復(fù)雜，需要高水平的專業(yè)知識(shí)，而這些都需要大量資金投入。
當(dāng)然，如果說(shuō)改變?cè)械臉I(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)較為奢侈，那我們也可以選擇應(yīng)用RPA。為什么？因?yàn)樗?jiǎn)單，并能有效節(jié)約時(shí)間和成本。
綜上所述，工作流為平時(shí)我們單條業(yè)務(wù)流程中的最小單位。我們所接觸到的每條業(yè)務(wù)線也正是由大大小小的工作流所組成的。而BPM更多強(qiáng)調(diào)的是不同工作流之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，主要目標(biāo)是為了以更低的成本，更高的效率來(lái)完成最終目標(biāo)。
而RPA只是其中的一個(gè)工具，更多的是可以通過(guò)這個(gè)工具使得工作流得以局部或者全部通過(guò)自動(dòng)化的手段來(lái)完成，最終提高效率，降低成本。
RPA旨在以人類的方式操作流程，所以其可以在不改變企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的情況下實(shí)施，有效降低傳統(tǒng)IT部署中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和復(fù)雜性。
減少和增加機(jī)器人資源的數(shù)量只需一個(gè)點(diǎn)擊即可，并可同時(shí)部署多個(gè)機(jī)器人執(zhí)行相同的任務(wù)。同時(shí)，它還具有高度可擴(kuò)展性，可以最低成本或零成本快速部署，并保證工作質(zhì)量。
與傳統(tǒng)的自動(dòng)化相比，RPA使用的是說(shuō)明性步驟，不需要更多的編程知識(shí)，編程經(jīng)驗(yàn)不足的人員也能操控它并將復(fù)雜的流程自動(dòng)化。此外，由于自動(dòng)化是由部門或工作區(qū)域內(nèi)的人員執(zhí)行的，因此業(yè)務(wù)部門和開發(fā)團(tuán)隊(duì)之間的溝通不存有問(wèn)題。
如果遇到需求變化（如技術(shù)升級(jí)），可以通過(guò)在編程中引入修改或新的流程來(lái)實(shí)現(xiàn)。RPA允許通過(guò)集中式平臺(tái)管理、部署和監(jiān)控機(jī)器人，這也減少了對(duì)人工的技術(shù)要求和管理難度。
如果將RPA和BPM比作兩輛車的話，BPM這輛車則比較“嬌貴”，如果我們想駕駛BPM，首先得為這輛車重新鋪設(shè)適合它的道路，同時(shí)還要為其增設(shè)一些必要的基礎(chǔ)設(shè)施以便其正常行駛。
而RPA這輛車則較為“親民”，對(duì)路面沒(méi)有要求，只要你會(huì)開并有駕照，就可以上路了。
工作流、BPM、RPA三者可以說(shuō)是隨著業(yè)務(wù)流程管理發(fā)展而形成的思想、解決方案和技術(shù)。 在企業(yè)大量部署智能業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)的今天，三者已經(jīng)成為這個(gè)平臺(tái)牢不可分的一部分，并為企業(yè)提高效率帶去價(jià)值。
而關(guān)于企業(yè)流程的優(yōu)化一直以來(lái)都是一個(gè)大課題。可以通過(guò)BPM的目標(biāo)導(dǎo)向（低成本，高效率）。同時(shí)通過(guò)RPA單流程進(jìn)行逐步優(yōu)化，有階段性效果反饋，從而一步一步完成整體改革的大目標(biāo)。
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