數(shù)字信息化時(shí)代，企業(yè)越來(lái)越多的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在企業(yè)的信息系統(tǒng)及線上完成閉環(huán)，過(guò)程中產(chǎn)生了大量無(wú)形的電子信息和數(shù)據(jù)。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結(jié)果最直接的反映，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案不僅記錄了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，同時(shí)也蘊(yùn)藏了更大的管理價(jià)值。很多管理者開(kāi)始意識(shí)到，數(shù)字時(shí)代的會(huì)計(jì)檔案管理影響可能會(huì)超乎預(yù)期，良好高效的電子會(huì)計(jì)檔案管理正變得越來(lái)越重要。

在此背景下，安永提出，企業(yè)需要重新審視會(huì)計(jì)檔案管理策略，配套合規(guī)高效的管理方法及技術(shù)，建立一套適用于未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系。與此同時(shí)，本文結(jié)合企業(yè)如何轉(zhuǎn)換管理思維，將電子會(huì)計(jì)檔案視為企業(yè)重要信息資產(chǎn)的一部分，挖掘電子會(huì)計(jì)檔案使用價(jià)值，拋出了對(duì)企業(yè)未來(lái)電子會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)啟示。
 

受到內(nèi)外部影響，會(huì)計(jì)檔案管理趨向于電子化管理，數(shù)字化時(shí)代企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型推動(dòng)背景主要分為三個(gè)方面：
 

近年來(lái)，國(guó)家檔案局和國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)為深化企業(yè)信息化發(fā)展，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，為適應(yīng)電子技術(shù)的可信交易創(chuàng)造良好環(huán)境，大力推進(jìn)電子檔案管理，出臺(tái)了一系列相關(guān)規(guī)劃、規(guī)范及指南，并積極開(kāi)展了兩批示范試點(diǎn)工作。與此同時(shí)，一系列行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的配套實(shí)施也讓企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理有法可依。

近年來(lái)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展不斷推動(dòng)財(cái)務(wù)行業(yè)邁向數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化。隨著影像技術(shù)和設(shè)施的不斷迭代更新，OCR、語(yǔ)音識(shí)別等新技術(shù)日趨成熟，加上電子結(jié)算單、電子發(fā)票、電子匯票、電子銀行回單等電子形式憑證越來(lái)越深入地應(yīng)用于企業(yè)的各類(lèi)場(chǎng)景，企業(yè)管理信息技術(shù)中的電子化應(yīng)用逐漸變成常規(guī)動(dòng)作。這些變化推動(dòng)企業(yè)檔案管理逐步從“信息化階段”向“新技術(shù)階段”過(guò)渡。“新技術(shù)階段”不僅注重檔案的高效管理，更為顯要的特質(zhì)是要充分考慮挖掘檔案的利用價(jià)值。

隨著企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)財(cái)務(wù)信息以電子化及數(shù)據(jù)的形式產(chǎn)生，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理顯得不再方便及適合，并在日常運(yùn)營(yíng)管理工作中表現(xiàn)出成本較高、效率較低、存在安全隱患及利用受限等諸多問(wèn)題。企業(yè)迫切需要建立一套適應(yīng)于檔案管理新時(shí)期發(fā)展需求的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系，該體系能夠幫助企業(yè)高效管理和利用好電子會(huì)計(jì)檔案這項(xiàng)企業(yè)信息資產(chǎn)，將海量電子會(huì)計(jì)檔案為“我”所用。

第二章

我們將新時(shí)期的電子會(huì)計(jì)檔案管理需求按成熟度劃分為檔案電子化、科學(xué)高效管理及價(jià)值發(fā)掘應(yīng)用三個(gè)階段。

如果企業(yè)想要達(dá)成上述三個(gè)階段的管理需求，需要轉(zhuǎn)變檔案管理在企業(yè)中的價(jià)值定位，不再局限于實(shí)現(xiàn)基本的歸檔及查閱。實(shí)際上，隨著檔案電子化，企業(yè)檔案管理不再僅是企業(yè)的“后勤”工作，而將成為企業(yè)信息資產(chǎn)管理的“智能管家”。我們認(rèn)為，電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作需要實(shí)現(xiàn)四個(gè)層面的價(jià)值定位。
 

通過(guò)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理使企業(yè)更有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)更高的企業(yè)財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)信息資產(chǎn)管理價(jià)值，助力企業(yè)業(yè)務(wù)洞察和管理提升，這是新時(shí)期的電子會(huì)計(jì)檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值定位的最大之處。

我們從管理策略、管理流程、系統(tǒng)環(huán)境、管理者及制度標(biāo)準(zhǔn)化五個(gè)要素方面總結(jié)了企業(yè)重塑企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案信息資產(chǎn)管理價(jià)值的能力要求。
 

新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，明確在滿(mǎn)足特定條件下，會(huì)計(jì)檔案可僅以電子形式保存。數(shù)字化時(shí)代中，這些列入管理對(duì)象的會(huì)計(jì)資料信息，都將成為數(shù)字化時(shí)代企業(yè)的重要“資產(chǎn)”。

安永認(rèn)為，企業(yè)未來(lái)應(yīng)逐步提高電子會(huì)計(jì)檔案占比，降低會(huì)計(jì)檔案管理成本的同時(shí)以期充分發(fā)掘電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)仍需根據(jù)企業(yè)自身的特性及一套合理的評(píng)估方法，充分評(píng)估各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)、源文件形式、系統(tǒng)成熟度及信息系統(tǒng)環(huán)境等因素，梳理企業(yè)各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的管理策略和方式。
 

電子會(huì)計(jì)檔案管理流程幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案從收集、鑒定、整理歸檔、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀全生命周期管理，以實(shí)現(xiàn)合規(guī)、高效、智能的電子會(huì)計(jì)檔案管理。
 

同時(shí)，我們建議企業(yè)在流程的建立過(guò)程中應(yīng)當(dāng)關(guān)注以下幾點(diǎn)：

數(shù)字化時(shí)代下，當(dāng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略清晰、目標(biāo)明確、資源準(zhǔn)備充分之后，首要任務(wù)就是確立整個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的系統(tǒng)架構(gòu)模型。系統(tǒng)架構(gòu)模型的確立不僅決定了現(xiàn)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的運(yùn)營(yíng)方式，對(duì)后續(xù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化信息系統(tǒng)布局、財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)組織能力拓展也有著深遠(yuǎn)的影響。

企業(yè)不僅需要關(guān)注電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)自身的系統(tǒng)架構(gòu)，同時(shí)也需要與前端財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行分層集成，并對(duì)相關(guān)系統(tǒng)提出對(duì)應(yīng)的改造需求，以滿(mǎn)足電子會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)和收集管理需求。例如針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)并管理其他系統(tǒng)相關(guān)會(huì)計(jì)資料，在系統(tǒng)集成方面有以下需求：

無(wú)論是新的管理策略還是新的管理流程及工具，都需要檔案管理者在工作方式、管理角色及管理意識(shí)上發(fā)生轉(zhuǎn)變，確保新的管理理念得以落實(shí)。

最后，企業(yè)需要同步更新包含管理制度、操作規(guī)范及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)層次的會(huì)計(jì)檔案管理制度。企業(yè)需要依賴(lài)于統(tǒng)一的制度宣貫，確保新的管理方式在各個(gè)管理層面上都得到標(biāo)準(zhǔn)化的落地執(zhí)行。

在以上五個(gè)方面重塑電子會(huì)計(jì)檔案信息資產(chǎn)管理價(jià)值的能力，不僅能幫助企業(yè)合法合規(guī)、科學(xué)高效地管理好企業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案，也將使得企業(yè)有機(jī)會(huì)獲得更高的信息資產(chǎn)管理價(jià)值，讓大多處于“重藏輕用”狀態(tài)下的信息資產(chǎn)能夠在更多的管理場(chǎng)景中被真正激活，助力企業(yè)業(yè)務(wù)洞察和管理提升。

安永結(jié)合在助力客戶(hù)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型的豐富經(jīng)驗(yàn)，給出如下建議：

系統(tǒng)集成、技術(shù)整合以及新技術(shù)運(yùn)用的不斷成熟也為會(huì)計(jì)檔案管理電子化轉(zhuǎn)型提供了新的思路和新的方式方法。越來(lái)越多的企業(yè)在數(shù)字化進(jìn)程中，意識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案作為公司“信息資產(chǎn)”中寶貴的一部分，正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，不再是傳統(tǒng)的資料存管而是真正去挖掘直接展現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)結(jié)果資料的價(jià)值，助力企業(yè)發(fā)展。安永相信，如果企業(yè)在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)和轉(zhuǎn)型的過(guò)程中能做到以數(shù)字化戰(zhàn)略和國(guó)家政策為指導(dǎo)，以“數(shù)據(jù)是資產(chǎn)”理解為基礎(chǔ)，以創(chuàng)新技術(shù)為工具，以變革管理方式為支撐，那在數(shù)據(jù)化時(shí)代下，企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型就能獲得成功。


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文章來(lái)源：安永EY公眾號(hào)（ID：EY_GreaterChina）

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