卓佳集團（Tricor Group）的集團轉型總監(jiān)Eric Cheung在談到他在財務團隊中部署RPA的經驗時說，財務負責人在選擇解決方案提供商時需要對供應商的資質和能力持謹慎態(tài)度。這一步對于正確開始RPA部署而言至關重要。

此外，他還表示，財務部門不應只關注短期成效，而應著眼于長期成效，因為RPA與其他技術一樣，需要財務部門通過特定的部署程序，同時需要花費時間才能完成。他補充道，這些程序包括識別需要自動化的必要流程、選擇解決方案以及進入測試階段。

Tricor是一家總部位于香港提供商業(yè)擴張的服務公司，公司在香港、日本和馬來西亞有56個機器人與人工協(xié)同工作。人機協(xié)同的混合團隊利用機器學習技術，為其內部的財務部門和外部客戶完成從銀行對賬單和發(fā)票中提取數(shù)據(jù)并處理數(shù)據(jù)等工作。該公司還在探討是否有可能使用這項技術用于應收賬款管理中，以改善公司的信用控制管理。

根據(jù)Cheung的說法，以下是財務負責人應該問的一些關于供應商的銷售宣傳和他們應該采取的行動的問題。

供應商是否擁有其聲稱的專業(yè)知識？對于聲稱自己是某種技術專家的供應商來說，財務職能并不陌生。

Cheung建議，財務部門核實任何此類聲明的一種方法是進行自己的概念驗證（POC,proof-of-concept）。

他說，通過進行概念驗證，財務部門可以測試供應商的能力，查看提議的解決方案是否能夠有效地完成技術的預期目標。他補充說，該流程還可以有助于讓利益相關者參與進來，并管理用戶對技術的期望。

普華永道在其《成功實施RPA需要時間》報告中強調，公司應選擇簡單流程中的一小部分進行概念驗證，以評估實施RPA的可能性。該報告補充道，公司應該將概念驗證視為了解一項技術和一種產品的機會，并且在POC上不宜花費過多時間。

此外，供應商經常聲稱他們擁有一支專家團隊，可以在實施過程中提供幫助。然而，這并不等同于承諾會派遣足夠的人員來實施RPA解決方案。Cheung建議，在達成交易之前，財務部門應該讓供應商確認他們將派出多少專家來實施（通?？梢韵蚬趟饕獙＜液啔v及相關資格證明）。

供應商是否夸大了您獲得收效的速度？他指出，如果財務職能部門希望將RPA融合機器學習技術一起使用，以實現(xiàn)流程的完全自動化，那么，他們不應該期望能立即看到收益。

在發(fā)票處理場景中，通過查看主題行(通常包含“發(fā)票”一詞)，將附帶的發(fā)票下載到預定義的文件夾中，并在財務部門使用的會計軟件中創(chuàng)建賬單，RPA工具學習識別通過電子郵件發(fā)送的發(fā)票可能不會花費太多時間。

然而，隨著公司嘗試自動化更多的應付賬款流程，例如從發(fā)票中提取信息(供應商名稱、購買的產品或服務、發(fā)票到期日、到期金額、發(fā)票編號等)，他們需要將機器學習與RPA結合起來部署。

在這種情況下，啟用支持機器學習的機器人可能需要六個月的時間來學習識別足夠數(shù)量的發(fā)票樣本，然后才能正確提取數(shù)據(jù)。

“如果這是您實現(xiàn)的第一個自主學習機器人，那么，您應該期待一個更長的時間框架，來（學會如何做某事）” Cheung建議。“這可能比您最初的預計要多花至少50%的時間，因為您的員工也需要花時間學習如何使用它。”

STP？術語在上下文中是什么意思？與潛在客戶會面的RPA供應商可能會使用術語，例如直通式處理(STP)百分比和準確性。

據(jù)Cheung的介紹，STP是指具有光學字符識別和機器學習功能的機器人能夠自信而準確地閱讀的文檔的百分比。

他解釋說，對于機器人有信心閱讀的文檔，準確性是指機器人能夠正確閱讀的字段的百分比。

Cheung指出，雖然了解這些術語的含義至關重要，但是，了解達到預期的STP百分比和準確性所需的時間和必要的人力資源也同樣重要。

定義部署成功。首席財務官需要思考如何定義成功并有一套清晰的關鍵績效指標（KPI）來證明投入的合理性。

Cheung提出，關鍵績效指標應該包括短期和長期目標。

他認為，短期目標可以是一個流程中可以減少的步驟數(shù)，而長期目標可以是確定機器人部署是否有助于現(xiàn)有的持續(xù)改進方案。

準備 足夠的高質量數(shù)據(jù)。財務需要高質量的數(shù)據(jù)來正確地訓練其機器人。

為了確保數(shù)據(jù)質量，Cheung表示，財務部門將不得不尋求工具或信息技術的幫助，以消除不準確的數(shù)據(jù)或重復數(shù)據(jù)。

他補充說，如果需要任何圖像，財務團隊將必須尋找相關的高分辨率圖像對機器人進行訓練。

管理變革。在項目實施前和整個項目過程中，公司需要讓高級用戶和初級用戶都參與進來。

Cheung表示，變更管理任務包括清晰地傳達RPA的愿景和目標，讓核心用戶參與機器人程序的設計，以及讓用戶盡早熟悉流程的變化。

參與管理。在財務的技術項目上與Cheung有合作的卓佳集團首席財務官兼首席運營官Wendy Wang提到，財務還需要與公司的管理團隊緊密合作，并進行有效地溝通，以確保RPA的成功。

Wang表示，RPA的部署是管理團隊精心打造的Tricor數(shù)字轉換藍圖的一部分。“我們不做任何假設。作為一個團隊，我們相信有效的溝通有助于我們度過各種難關，并在部署過程中共同克服挑戰(zhàn)。” 她說。

建立自動化卓越中心(ACOE)。在部署的初始階段之后，財務團隊可以在RPA的成功基礎上繼續(xù)發(fā)展。ACOE，是為重點領域提供領導、最佳實踐、研究、支持和培訓的團隊或共享設施，是一項所有業(yè)務職能都可以從中受益的增值服務。

Cheung說，ACOE的范圍可能因公司而異，但它可以包括基礎設施、機器人的指揮中心、機器人開發(fā)和測試、流程改進、業(yè)務分析和項目管理。

ACOE在幫助各職能部門和單位有效地使用RPA的同時，還可以使其他團隊在后期階段為整個組織做出貢獻。

“當一家公司RPA的使用趨于逐漸成熟時，可能會將一些ACOE的工作分配到各個業(yè)務部門和職能部門，包括財務部門，”他說。“員工接受培訓，可以成為開發(fā)RPA流程的普通開發(fā)人員（citizen developer），并推動整個組織RPA的持續(xù)改進。”

記住您的目標

隨著RPA技術的發(fā)展以及競爭激烈的供應商繼續(xù)爭相努力地為財務團隊提供最新的工具，財務主管可以通過牢記RPA部署的目標來保持專注并取得成功。

“財務部門之所以部署RPA是因為它必須實現(xiàn)目標，”Cheung提出。"記住這些目標，它們將在整個RPA之旅中給您指引."

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