對(duì)于某些公司而言，機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）可能還是一個(gè)相對(duì)陌生的單詞，但現(xiàn)在已有不少公司將其引入到工作流程中，并取得了卓越的成效。

今天，我們將從天匠智能RPA的實(shí)踐案例出發(fā)，共同探討RPA如何實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程自動(dòng)化。

大批量重復(fù)操作耗費(fèi)大量人力

作為公司經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)不可缺少的部門之一，采購(gòu)部主要負(fù)責(zé)公司的原輔材料、配件等各類物資的采購(gòu)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

企業(yè)采購(gòu)流程通常包含采購(gòu)計(jì)劃，供應(yīng)商的選擇和考核，詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，評(píng)估，決定，請(qǐng)購(gòu)、訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，進(jìn)貨檢收，整理付款等一系列環(huán)節(jié)。

其中涉及大量的數(shù)據(jù)處理、表單制作、物資盤點(diǎn)、文書制定……每一環(huán)節(jié)，都會(huì)耗費(fèi)工作人員相當(dāng)多的時(shí)間和精力。

企業(yè)開始思考，如何在這些繁雜重復(fù)的環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)效率的提升，以及人力資源的合理利用。然而在數(shù)字化浪潮之下，相較于公司其他部門，采購(gòu)部的數(shù)字化進(jìn)程略顯落后，很多工作流程依舊通過員工手動(dòng)操作完成。

事實(shí)上，這項(xiàng)人力密集型工作完全可以通過機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程中的業(yè)務(wù)痛點(diǎn)、提出解決方案，最終實(shí)現(xiàn)降本增效。

WHY IS RPA

RPA能夠代替或者協(xié)助人類在電腦、手機(jī)等數(shù)字化設(shè)備中完成大量高規(guī)則、高重復(fù)率的工作，重復(fù)性和常規(guī)的采購(gòu)工作都可以通過RPA軟件機(jī)器人實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化。

創(chuàng)建采購(gòu)訂單

采購(gòu)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要一環(huán)，包含有采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、發(fā)票校驗(yàn)交易管理等多項(xiàng)流程。其中采購(gòu)訂單的創(chuàng)建對(duì)于很多采購(gòu)人員來(lái)說都頗為頭疼。

• 業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：采購(gòu)訂單的創(chuàng)建都是由采購(gòu)團(tuán)隊(duì)手動(dòng)完成，這經(jīng)常會(huì)帶來(lái)諸如遇到訂單信息不一致等情況時(shí)，人工處理通常會(huì)導(dǎo)致訂單處理的延遲；人工手動(dòng)輸入大量數(shù)據(jù)時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入出錯(cuò)的情況。

   

• 軟件機(jī)器人功能：RPA技術(shù)的應(yīng)用可以將整個(gè)流程自動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)高度精準(zhǔn)和快速的結(jié)果。通過將RPA集成到采購(gòu)流程中，采購(gòu)人員可以在短時(shí)間內(nèi)完成從提出采購(gòu)申請(qǐng)到創(chuàng)建采購(gòu)訂單整個(gè)流程。

以天匠智能RPA機(jī)器人為例，RPA可以自動(dòng)提取清單中所需要的物料信息，自動(dòng)錄入采購(gòu)計(jì)劃單并生成采購(gòu)訂單；RPA還可以自動(dòng)發(fā)送電子郵件給審核部門，并將通過的訂單反饋給采購(gòu)部。而在整個(gè)流程中，采購(gòu)人員只需制定采購(gòu)計(jì)劃，極大程度地節(jié)省了人力。

發(fā)票處理

采購(gòu)訂單發(fā)票查驗(yàn)需要財(cái)務(wù)人員將發(fā)票逐一驗(yàn)證的結(jié)果上傳至系統(tǒng)，提交給相關(guān)主管負(fù)責(zé)人審核，待負(fù)責(zé)人審核訂單發(fā)票之后，審核通過的發(fā)票標(biāo)記為已完成，審核不通過的會(huì)將結(jié)果通知財(cái)務(wù)人員。

業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：整個(gè)發(fā)票查驗(yàn)過程完全由人工操作，耗時(shí)耗力，效率低。

通過天匠智能RPA，發(fā)票審核過程全部由軟件機(jī)器人完成，無(wú)需人工干預(yù)。發(fā)票驗(yàn)證結(jié)果自動(dòng)上傳系統(tǒng)提交給相關(guān)主管，軟件機(jī)器人自動(dòng)通過符合規(guī)定的訂單發(fā)票，不合規(guī)的會(huì)反饋結(jié)果發(fā)送郵件給相關(guān)人員，所有結(jié)果會(huì)反饋到表格中完成記錄。

應(yīng)用效果：減少業(yè)務(wù)流程中80%的人工操作，工作效率提高100%。

庫(kù)存管理

• 業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：采購(gòu)人員需要對(duì)庫(kù)存進(jìn)行定期監(jiān)控和維護(hù)，以確保有足夠的貨物滿足需求。

   

• 天匠機(jī)器人功能：RPA機(jī)器人能夠自動(dòng)監(jiān)控庫(kù)存數(shù)量，在庫(kù)存數(shù)量巨減時(shí)自動(dòng)通知管理人員對(duì)貨品進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充。

技能與人才培養(yǎng)

企業(yè)想要?jiǎng)?chuàng)建和運(yùn)作數(shù)字化采購(gòu)體系，遠(yuǎn)非采集更多數(shù)據(jù)和使用數(shù)字化工具那么簡(jiǎn)單。創(chuàng)造真正的價(jià)值還需要一個(gè)關(guān)鍵要素，即構(gòu)建一個(gè)由數(shù)字化專家組成的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。

而天匠智能機(jī)器人在幫助員工執(zhí)行大量重復(fù)、繁瑣工作的同時(shí)；友好的圖形化天匠編輯器，帶來(lái)了人人可上手的高易用性，采購(gòu)人員即使沒有任何編程基礎(chǔ)也可輕松上手，創(chuàng)建自動(dòng)化流程。同時(shí)，天匠學(xué)院針對(duì)不同水平的用戶提供了不同類型的課程，幫助企業(yè)培養(yǎng)數(shù)字化人才。

員工在擺脫了低附加值工作的同時(shí)，掌握了更多技能。企業(yè)內(nèi)部也擁有了一支具有更高數(shù)字化、自動(dòng)化能力的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，不僅實(shí)現(xiàn)了降本增效，也實(shí)現(xiàn)了人才培養(yǎng)的目標(biāo)。

天匠智能RPA可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采購(gòu)，方便所有采購(gòu)人員實(shí)時(shí)獲取業(yè)態(tài)洞察與分析數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)大幅提高采購(gòu)效率與敏捷性。通過更智能的方式，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)為企業(yè)提供更全面的支持，帶來(lái)更大的價(jià)值。

2020版企業(yè)級(jí)天匠智能RPA已開啟試用。

上海云擴(kuò)信息科技有限公司成立于2017年7月14日，是一家全球領(lǐng)先的智能RPA科技企業(yè)，以自研的天匠智能RPA平臺(tái)為核心，致力于為金融、能源、電信、制造等各個(gè)行業(yè)提供智能的流程自動(dòng)化解決方案，通過RPA賦能傳統(tǒng)行業(yè)，提高運(yùn)營(yíng)效率，加快數(shù)字化變革。


 

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