導語
近年來,國務院國資委提出一系列要求,如《關(guān)于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》《關(guān)于中央企業(yè)加快建設(shè)世界一流財務管理體系的指導意見》,明確了國有企業(yè)發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型方向,是推動財務管理從信息化向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型,實現(xiàn)以核算場景為基礎(chǔ)向以業(yè)務場景為核心的轉(zhuǎn)換,努力成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的先行者、引領(lǐng)者、推動者,為加快產(chǎn)業(yè)數(shù)字化、數(shù)字產(chǎn)業(yè)化賦能。財務運行機制從“金字塔”模式向“前、中、后臺”模式轉(zhuǎn)變,從以流程驅(qū)動為主向流程驅(qū)動與數(shù)據(jù)驅(qū)動并重轉(zhuǎn)變。
作為企業(yè)重要的業(yè)務和數(shù)據(jù)處理中心,財務部門如何在“業(yè)務、組織和技術(shù)”這個“轉(zhuǎn)型三角”中走出一條創(chuàng)新之路,是擺在各企業(yè)面前的一個重要課題。
01
財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型機與危
持續(xù)三年的疫情,以及“雙碳”的考核,給企業(yè)帶來的壓力持續(xù)增加,并深刻影響著企業(yè)的發(fā)展和轉(zhuǎn)型。對于多業(yè)態(tài)、地域分散廣的企業(yè),在運用傳統(tǒng)方法開展財務管理時面臨財務集約管理難度大、風險管理精益化難度大、數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理難度大等難題,無法將企業(yè)整體能力形成合力進而增強企業(yè)核心競爭力,主要表現(xiàn)在五個方面:
第一,數(shù)據(jù)孤島林立,業(yè)財融合面臨挑戰(zhàn)。產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級對財務工作提出新的要求,財務走向業(yè)務,業(yè)財融合,財務共享中心正在逐步普及,這種普及為財務工作的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型打下了堅實的基礎(chǔ)。但另一方面,企業(yè)業(yè)務與財務之間數(shù)據(jù)缺乏貫通,形成大量信息孤島;不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)口徑存在一定的差異;數(shù)據(jù)缺少統(tǒng)一的標簽,難以識別系統(tǒng)內(nèi)、系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性和邏輯性,進而影響數(shù)據(jù)價值的充分挖掘。
第二,財務數(shù)據(jù)的局限性,使其難以賦能企業(yè)經(jīng)營決策。前端的數(shù)據(jù)到財務系統(tǒng)時,其中很多對企業(yè)經(jīng)營決策有價值的信息已經(jīng)被壓縮過濾掉了,比如缺乏業(yè)務系統(tǒng)中業(yè)務過程數(shù)據(jù)和流程數(shù)據(jù),導致無法提供精確的經(jīng)營決策支持。此外,企業(yè)通過經(jīng)營分析對多元化、跨區(qū)域經(jīng)營的各項業(yè)務活動發(fā)展變化進行動態(tài)預測的能力弱,且洞察全局能力不足。
第三,風險預警滯后,風險管控難度加劇。首先,由于財務核算數(shù)據(jù)往往是事后管控,企業(yè)通過財務報表數(shù)據(jù)揭示經(jīng)營風險的時效性、全面性不足;不能把財務管控前置,缺少業(yè)務的過程數(shù)據(jù),不能動態(tài)監(jiān)測風險并采取措施;其次,企業(yè)經(jīng)營活動復雜多變、舞弊手段不斷升級等使得財務審核和風險管理體系難以高效定位;最后,對于企業(yè)的出海及全球化業(yè)務,系統(tǒng)的不統(tǒng)一、時差問題等事項風險管控,需要強有力的技術(shù)和流程支撐。
第四,戰(zhàn)略財務、管理財務和業(yè)務財務如何有效協(xié)同。企業(yè)管理的精細化要求也使得財務管理部門的職能發(fā)生巨大變化,戰(zhàn)略財務、管理財務和業(yè)務財務的財務組織重構(gòu)及職位定位,是企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、管理精細化、風險管控以及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化的必然產(chǎn)物。但職能上的分工同時也帶來流程、自動化和協(xié)同合作重構(gòu)問題,使得業(yè)財融合、管控升級、消除冗余自動核算、效率提升,促使財務“三支柱”成為可能,進而推動財務職能轉(zhuǎn)型。
第五,運營的敏捷性和連續(xù)性面臨挑戰(zhàn)。比如當前新冠肺炎疫情給企業(yè)提出了諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)應該如何降低成本,快速調(diào)整業(yè)務流程,適應快速變化的工作模式和業(yè)務模式,靈活應對分散的工作環(huán)境和突發(fā)狀態(tài),如何在后疫情時代打造具有高度彈性和靈活性的運營模式,對于緩解危機對業(yè)務運營的影響至關(guān)重要。
上述五大問題是很多企業(yè)面臨的挑戰(zhàn),如何利用財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提升企業(yè)財務運營水平,實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化目標至關(guān)重要。筆者的前雇主思科(中國)有限公司(以下簡稱“思科公司”)給出了很好的答案。
自2018年以來,在疫情的壓力下,思科公司仍維持了業(yè)務的穩(wěn)定,毛利率保持在60%以上,并持續(xù)增長,現(xiàn)金流連續(xù)多年維持在100億美元以上。借助數(shù)據(jù)驅(qū)動的運營平臺和敏捷組織,思科公司每個季度關(guān)賬后,15分鐘即可以出利潤表,一個小時可以形成產(chǎn)品業(yè)務線利潤的細節(jié)分析報表(如下圖)。
▲ 資料來源:根據(jù)公開財務數(shù)據(jù)
02
數(shù)字化轉(zhuǎn)型的起點
數(shù)據(jù)驅(qū)動的運營體系該怎么建?有什么路線圖和方法論?
構(gòu)建標準化數(shù)據(jù)驅(qū)動的財務運營體系,是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的起點??v觀不同行業(yè)的諸多最佳實踐,核心點有兩個:
一是組織及流程的變革。為了實現(xiàn)從流程驅(qū)動到數(shù)據(jù)驅(qū)動的轉(zhuǎn)型,許多企業(yè)都進行了財務組織的頂層設(shè)計,建立了財務共享中心,實現(xiàn)戰(zhàn)略財務、共享財務、業(yè)務財務“三位一體”的財務管理組織及運行機制,讓財務回歸業(yè)務,業(yè)財融合。而且,在組織重構(gòu)的基礎(chǔ)上,重組業(yè)務流程,實現(xiàn)在業(yè)務端的財務數(shù)據(jù)采集和賦能同時前置,實現(xiàn)由事后管理變成事前和事中的實施管理和賦能。
其中,流程再造的重點是“標準化”、自動化和“體驗”,實現(xiàn)財務管控及服務的統(tǒng)一組織編碼和術(shù)語、數(shù)據(jù)互通的統(tǒng)一信息系統(tǒng)、會計科目和核算規(guī)則一致的統(tǒng)一業(yè)務標準、權(quán)責清晰和規(guī)范明確的統(tǒng)一制度體系“四統(tǒng)一”管理架構(gòu),打造端到端流程的人機協(xié)同自動化,提供滿意的客戶體驗。
二是搭建智能財務平臺。建設(shè)“前、中、后臺”應用靈活構(gòu)建的共享財務信息平臺,實現(xiàn)“全方位、強安全、可視化”的財務業(yè)務運營與優(yōu)化。在流程和數(shù)據(jù)層面實現(xiàn)全面融合共享,充分滿足業(yè)務報賬、共享運營、數(shù)據(jù)價值挖掘等共享財務業(yè)務需求。
▲ 中國平安智慧財務體系
例如,中國平安保險(集團)股份有限公司(以下簡稱“中國平安”),利用敏捷變革及智能平臺的搭建(如上圖),在疫情期間,仍保持了業(yè)務連續(xù)性及利潤的持續(xù)增長。
2017~2020年,中國平安建設(shè)完成了智慧財務體系,通過對全價值鏈條端到端的流程梳理(識全景),查找手工斷點(找斷點),進行系統(tǒng)的改造和優(yōu)化,去除流程中的人工干預環(huán)節(jié)(定方案),達到業(yè)務、業(yè)財、財務全流程100%去手工,建立了超過100個數(shù)據(jù)模型,處理5億多條的數(shù)據(jù),實現(xiàn)固定報表大批量自動化處理,以及個性化定制報表自動化數(shù)據(jù)加工,完成了公司財務由流程驅(qū)動到數(shù)據(jù)驅(qū)動的轉(zhuǎn)型。
03
流程挖掘引領(lǐng)技術(shù)突破
如今,大數(shù)據(jù)、人工智能及RPA(機器人流程自動化)已大量應用于財務領(lǐng)域,推動企業(yè)實現(xiàn)了巨大進步。
2021年12月,Gartner(加特納,第一家信息技術(shù)研究和分析公司)曾對400名財務負責人進行了一項調(diào)查。80%的財務領(lǐng)導者認同,財務部門必須加快數(shù)字技術(shù)的實施,例如,對RPA和人工智能的應用,以有效提升業(yè)務效率。但在應用RPA時,多數(shù)首席財務官認為,對流程挖掘的投資是提升RPA回報的關(guān)鍵。
Gartner金融業(yè)務副總裁兼分析師Nisha Bhandare介紹:“為了從RPA的投資中獲取更高的商業(yè)價值,首席財務官們正轉(zhuǎn)向一些創(chuàng)新技術(shù),實現(xiàn)技術(shù)上的互補。例如,流程挖掘,這將在未來幾年成為RPA增長的核心驅(qū)動。”
以流程挖掘為底座的超級自動化技術(shù),連續(xù)三年被Gartner列為年度十大戰(zhàn)略技術(shù),其有什么獨到之處呢?
▲ 流程挖掘工作原理
超級自動化,是一個技術(shù)框架,由流程挖掘、RPA、低代碼以及AI等技術(shù)構(gòu)成。
流程挖掘(Process Mining)是一種新興的跨數(shù)據(jù)挖掘、機器學習、過程建模與分析等領(lǐng)域的綜合學科。核心原理是從現(xiàn)代信息系統(tǒng)(比如ERP、OA等)的事件日志中獲得數(shù)據(jù)和提取知識,然后通過流程建模,建立其對流程的態(tài)勢感知系統(tǒng)。其主要輸出結(jié)果包括:審查全部的流程行為,實現(xiàn)流程圖可視化呈現(xiàn);建立流程與數(shù)據(jù)間的聯(lián)系;偵查、定位和解釋實際流程與預設(shè)模型間的偏差;增加流程分析視角,發(fā)現(xiàn)流程改進與優(yōu)化機會點,預測流程運營趨勢等(如上圖)。
業(yè)務流程在信息系統(tǒng)中留下的足跡,就像人們在草地上留下腳印一樣,而流程挖掘則可以從這些信息足跡中抽取有用的信息。例如自動發(fā)現(xiàn)端到端的控制流結(jié)構(gòu)、檢測性能瓶頸、分析流程執(zhí)行行為與實際預期的偏差,為企業(yè)自身業(yè)務流程的理解、改進和重構(gòu)提供事實依據(jù)。
流程挖掘技術(shù)強調(diào)了企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的治理與應用。通過監(jiān)測業(yè)務日志,來實時反映業(yè)務運行情況;通過處理復雜事件,優(yōu)化業(yè)務路徑;通過業(yè)績的指標監(jiān)測來度量組織效能。這些共同點是通過放大流程中數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值,來優(yōu)化企業(yè)運營流程。可以斷定,流程挖掘技術(shù)極大地提高了數(shù)據(jù)挖掘和業(yè)務管理的聯(lián)動性,未來也將助推新型商業(yè)智能(BI)技術(shù)發(fā)展。
04
數(shù)據(jù)驅(qū)動轉(zhuǎn)型主要抓手
流程挖掘是財務領(lǐng)域向數(shù)據(jù)驅(qū)動轉(zhuǎn)型的主要抓手。流程挖掘可以從財務流程和業(yè)務流程系統(tǒng)中抓取事件日志,進而賦能業(yè)務數(shù)據(jù)分析的雙重視角:財務視角和流程視角。這不但帶來業(yè)財融合,而且能從流程角度合規(guī)溯源,改善運營效率(如下圖)。
流程挖掘在財務領(lǐng)域應用主要有七大場景:
1)全面管理財務流程,通過發(fā)現(xiàn)“瓶頸”提高流程效率
流程挖掘可應用于生成事件日志的不同財務流程,例如應付賬款 (AP)、應收賬款 (AR) 和采購,以可視化流程執(zhí)行并識別“瓶頸”。流程挖掘可以提供策略和建議來消除流程效率低下的情況。例如,在費用報銷中,挖掘可以通過測量解決報銷的平均時間來確定根本原因。
▲ 流程、數(shù)據(jù)到可視化
2)發(fā)現(xiàn)自動化機會,提高運營效率
利用流程挖掘可以洞察從自動化中受益的流程。流程挖掘允許財務部門發(fā)現(xiàn)交易自動化的可能性,例如可以通過實施自動化解決方案(例如RPA)來改善由于錯誤和人工干預而需要更長時間的采購到付款流程。
▲ 流程挖掘數(shù)據(jù)分析界面
3)合規(guī)檢查
流程挖掘賦能財務部門能夠監(jiān)控和記錄流程改進超時,以確保其流程已做好審計準備。流程挖掘還提供一致性檢查和根本原因分析,允許財務部門將其流程與規(guī)則和法規(guī)進行比較,并分析偏差背后的原因。
4)端到端流程(一級流程)的風險預警及下鉆
對于端到端的采購到付款(P2P)流程,流程挖掘可以提供異常采購(即在不通知采購部門的情況下的員工購買)預警并通過層層下鉆發(fā)現(xiàn)原因,減少風險。流程挖掘使用戶能夠檢查 P2P 流程中的必要步驟,包括在采購訂單 (PO) 之后生成收據(jù)、將采購訂單與合同匹配等。
5)快速識別延誤和延誤的根本原因,改善企業(yè)業(yè)績
流程挖掘使用戶能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各項流程延誤的根本原因。比如可以發(fā)現(xiàn)應收延遲的原因(發(fā)票不正確、客戶資金緊張等),并最大限度地減少額外成本,進而對按時償還債務的客戶提供激勵措施。
6)改變客戶體驗,提高滿意度
流程發(fā)現(xiàn)可以持續(xù)實時監(jiān)控流程,進而優(yōu)化流程,提高客戶滿意度。例如,流程挖掘可以幫助財務共享中心通過洞察一線業(yè)務執(zhí)行過程(例如通話時間、問題模式、業(yè)務KPI)來了解客戶行為和偏差,利用數(shù)據(jù)分析去改變其運營以改善客戶體驗。
7)風險緩解
流程挖掘通過持續(xù)監(jiān)控流程并提供數(shù)據(jù)驅(qū)動的洞察力和優(yōu)化機會,幫助財務部門在創(chuàng)新或修改系統(tǒng)流程時避免潛在風險。
下表是一些公司的應用案例。
隨著流程挖掘在財務領(lǐng)域更多場景的落地,其應用會更加深入。更多跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)建模,以及透明可視化的端對端的業(yè)務流程,使得操作可測量并為企業(yè)提供數(shù)據(jù)和建議,從而幫助企業(yè)更好地在各個層面上制定業(yè)務決策。
05
財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型展望
結(jié)合業(yè)財一體化、“三位一體”(戰(zhàn)略財務、業(yè)務財務、管理財務/共享財務)的組織變革來加速數(shù)字化技術(shù)的引入和落地,是財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型中非常關(guān)鍵的一環(huán)。
數(shù)據(jù)要素是財務轉(zhuǎn)型新的價值增長點,強化數(shù)據(jù)分析與預測能力,并為業(yè)務決策主動提供事前預測與數(shù)據(jù)洞察,是智慧財務體系的重要價值所在。企業(yè)應逐步將數(shù)據(jù)洞察的成果落到實際業(yè)務和內(nèi)控合規(guī)管理中去,實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值的延伸。
通過流程挖掘,將人的流程和數(shù)字化流程結(jié)合在一起,并評估如何協(xié)調(diào)二者的關(guān)系,以獲得更有效率和效益的結(jié)果。對于財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型來說,它可以幫助企業(yè)設(shè)定目標和優(yōu)先級目標,并能提供持續(xù)改進的手段。
綜合流程挖掘、RPA、人工智能(AI)的超自動化,是傳統(tǒng)企業(yè)向智能企業(yè)轉(zhuǎn)型的一種重要技術(shù)手段,實現(xiàn)更多知識型工作的自動化,全面提升企業(yè)流程自動化水平,為自動化企業(yè)釋放最大的潛力。
作者介紹
海廣躍,前思科中國區(qū)高級副總裁,華北電力大學能源電力大數(shù)據(jù)研究院副院長,電子科技大學客座教授,國務院國資委數(shù)字化轉(zhuǎn)型專家組成員,工信部工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟理事,北京凡得科技有限公司董事長兼CEO。
內(nèi)容出處
海廣躍.數(shù)據(jù)驅(qū)動,財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型的底座[J].新理財,2022,No.385(08):39-43.
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