在日本的教育工作環(huán)境中，教師的工作時(shí)間不僅高于其他行業(yè)而且伴有大量紙質(zhì)工作，這嚴(yán)重地影響了教育的質(zhì)量和工作效率。隨著日本老齡化日益嚴(yán)重，人力資源緊張等問(wèn)題，迫使日本教育開始謀求數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

根據(jù)日本中央教育理事會(huì)發(fā)布的《2040年高等教育總體設(shè)計(jì)報(bào)告》顯示，一些高等教育機(jī)構(gòu)開始通過(guò)使用RPA機(jī)器人來(lái)改善其日常工作和教學(xué)方式，并且開設(shè)了與RPA相關(guān)的專業(yè)課程以幫助學(xué)生提升自動(dòng)化技能，如早稻田大學(xué)、日本千葉大學(xué)、名古屋大學(xué)等知名學(xué)校。為了幫助更多的教育機(jī)構(gòu)享受到RPA帶來(lái)的益處，UiPath日本分公司開展了一場(chǎng)名為“教育數(shù)字化改革”的分享活動(dòng)。此次活動(dòng)邀請(qǐng)了來(lái)自教育、文化、體育、行政和后勤部門的嘉賓進(jìn)行了RPA實(shí)例分享。

在此次分享大會(huì)上，UiPath日本首席執(zhí)行官長(zhǎng)谷川浩一表示，對(duì)于人力資源緊缺的教育行業(yè)來(lái)說(shuō)，使用以RPA機(jī)器人為代表的“數(shù)字化人力資源”非常重要。根據(jù)日本總務(wù)省發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，目前日本面臨170萬(wàn)的日常辦公人員缺口，并且隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，這一缺口將進(jìn)一步擴(kuò)大。

RPA可以輕松地將那些基于規(guī)則、重復(fù)、繁瑣的低級(jí)工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，這種“數(shù)字化員工”將為企業(yè)、組織、公共部門帶來(lái)高效的勞動(dòng)力。不過(guò)推動(dòng)RPA工作并非一朝一夕的事情，尤其是在教育層面至關(guān)重要。去年，UiPath與美國(guó)白宮簽訂了“RPA培訓(xùn)協(xié)議”，計(jì)劃在5年內(nèi)培養(yǎng)750000名RPA人才。

而在日本，UiPath已與中學(xué)、高中、大學(xué)簽訂了“RPA教育計(jì)劃”，使孩子們可以從小就接受系統(tǒng)的RPA教育，才不會(huì)被未來(lái)的“自動(dòng)化時(shí)代”所拋棄。

 UiPath日本首席執(zhí)行官長(zhǎng)-谷川浩一

日本高等教育規(guī)劃司司長(zhǎng)野夫典夫根據(jù)中央教育理事會(huì)發(fā)布的《2040年高等教育總體設(shè)計(jì)報(bào)告》，解釋了教育行業(yè)進(jìn)行數(shù)字化改革的要點(diǎn)。目前教育行業(yè)依舊是靠著人工來(lái)搜集和處理大量重復(fù)性的工作，例如：創(chuàng)建學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)表、搜集研究資料、財(cái)務(wù)相關(guān)的工作等。日本的老師將50%以上的時(shí)間多數(shù)用在了資料搜集、錄入、查詢等工作，而無(wú)法將所有精力投入到課程編排和教學(xué)。所以，只有通過(guò)RPA改變現(xiàn)有的教育工作方式，才可能提高整體的教學(xué)質(zhì)量和行政效率。

日本高等教育規(guī)劃司司長(zhǎng)-野夫典夫

作為日本頂尖學(xué)府早稻田大學(xué)，是日本教育行業(yè)中最早一批應(yīng)用RPA的學(xué)校。早稻田大學(xué)人力資源部主任豐臣雄彥表示，起初將RPA應(yīng)用在財(cái)務(wù)部門。

沒(méi)用RPA之前，需要員工手動(dòng)的把紙質(zhì)付款單數(shù)據(jù)錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，每個(gè)票據(jù)的處理時(shí)間大概在17分鐘左右；

應(yīng)用RPA之后，可以通過(guò)OCR自動(dòng)的將那些紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行識(shí)別轉(zhuǎn)換，然后再由RPA自動(dòng)將數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，每個(gè)處理時(shí)間只有6分鐘左右。到目前為止，這一共為早稻田大學(xué)的財(cái)務(wù)部門節(jié)省了40048個(gè)工時(shí)，效率提升了64.7%以上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)期的32250個(gè)工時(shí)和50.6%的工作效率。

早稻田大學(xué)人力資源部主任-豐臣雄彥

為了進(jìn)一步擴(kuò)大RPA的應(yīng)用范圍，早稻田大學(xué)在其內(nèi)部建立了RPA卓越中心，以進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)工作方式改進(jìn)。早稻田大學(xué)IT推廣部高級(jí)顧問(wèn)櫻井勝人表示，建立RPA卓越中心對(duì)于推廣自動(dòng)化業(yè)務(wù)非常重要，除了教授其他部門的員工如何部署、使用、維護(hù)RPA機(jī)器人之外，還可以從教職員工那里征集一些對(duì)工作方式改進(jìn)的想法，這將進(jìn)一步優(yōu)化RPA機(jī)器人的使用效率。同時(shí)還會(huì)為其他部門評(píng)估和挖掘業(yè)務(wù)流程，找出那些適合RPA的業(yè)務(wù)，來(lái)改進(jìn)和提高他們的工作效率。

早稻田大學(xué)IT推廣部高級(jí)顧問(wèn)-櫻井勝人

早稻田大學(xué)的國(guó)際事務(wù)部便通過(guò)RPA機(jī)器人改善其工作方式，滿足了學(xué)生的獎(jiǎng)學(xué)金查詢需求：

在應(yīng)用RPA之前，學(xué)生查詢其獎(jiǎng)學(xué)金時(shí)經(jīng)常無(wú)法得到實(shí)時(shí)的結(jié)果，因?yàn)檫@些信息都是由人工發(fā)布進(jìn)行更新，而且發(fā)布加上數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換一次通常需要500分鐘的時(shí)間。

在引入RPA之后，RPA機(jī)器人自動(dòng)將Excel中的獎(jiǎng)學(xué)金數(shù)據(jù)發(fā)布至系統(tǒng)中，并對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行校審，整個(gè)轉(zhuǎn)換和發(fā)布過(guò)程全部縮短至2分鐘，整體效率提升88.8%！最讓人驚喜的是，目前學(xué)生可以實(shí)時(shí)查詢到自己想要的數(shù)據(jù)結(jié)果，極大地提升了學(xué)生的使用體驗(yàn)得到了廣泛好評(píng)。

早稻田大學(xué)的國(guó)際事務(wù)部RPA研究

最后，日本茨城縣的教育總務(wù)部行政管理負(fù)責(zé)人佐藤弘明也發(fā)表了自己對(duì)RPA的心得體會(huì)。佐藤弘明表示，茨城縣在引入RPA機(jī)器人時(shí)并沒(méi)有急于將其投入到實(shí)際的業(yè)務(wù)中進(jìn)行測(cè)試，而是先對(duì)其員工進(jìn)行培訓(xùn)，告訴大家RPA是什么？以及它可以做什么為日常工作帶來(lái)哪些好處，來(lái)消除大家對(duì)RPA機(jī)器人的恐懼。在之后的PoC測(cè)試中，一共聽取了64個(gè)工作業(yè)務(wù)改良建議，并從中選擇了4項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了RPA實(shí)驗(yàn)。測(cè)試結(jié)果表明，RPA機(jī)器人為這4項(xiàng)業(yè)務(wù)提高了80%的工作效率。

茨城縣4個(gè)用于RPA測(cè)試的業(yè)務(wù)

日本茨城縣的教育總務(wù)部行政管理負(fù)責(zé)人-佐藤弘明

此后，茨城縣已將RPA部署在20個(gè)業(yè)務(wù)中，如教育局財(cái)務(wù)部門為每所學(xué)校分發(fā)預(yù)算：之前是通過(guò)指定的項(xiàng)目來(lái)進(jìn)行預(yù)算分發(fā)，由于茨城縣的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)讀取Excel編制的預(yù)算清單，所以每次都需要人工手動(dòng)輸入清單數(shù)據(jù)；在應(yīng)用RPA機(jī)器人之后，RPA機(jī)器人可以自動(dòng)讀取Excel預(yù)算清單中的數(shù)據(jù)，然后錄入到會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。每次可以為預(yù)算分發(fā)過(guò)程節(jié)省大約500個(gè)小時(shí)。

茨城縣財(cái)務(wù)實(shí)際使用RPA操作界面

佐藤弘明認(rèn)為，時(shí)間對(duì)于任何行業(yè)來(lái)說(shuō)都是重要的，但沒(méi)有哪一個(gè)行業(yè)可以與教育相比。目前教育行業(yè)擁有大量紙質(zhì)化業(yè)務(wù)領(lǐng)先于其他行業(yè)，這將浪費(fèi)大量的寶貴時(shí)間。希望通過(guò)這些自動(dòng)化實(shí)例的分享，幫助更多的教育機(jī)構(gòu)重視RPA帶來(lái)的改變，并最終將其引入到實(shí)際工作中去。

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