小松是一家知名全球的工程/礦山機(jī)械和壓力機(jī)等產(chǎn)業(yè)機(jī)械制造企業(yè)，經(jīng)過(guò)一個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，小松的服務(wù)和經(jīng)銷商網(wǎng)絡(luò)遍及全球各地，約 6 萬(wàn)名來(lái)自不同國(guó)家和種族的小松員工，正在朝著“創(chuàng)造新價(jià)值”的目標(biāo)前進(jìn)，而 Komatsu Australia（小松澳大利亞）[1] 團(tuán)隊(duì)正是其中以創(chuàng)新推動(dòng)價(jià)值升級(jí)的代表團(tuán)隊(duì)之一。
與所有企業(yè)一樣，小松澳大利亞每年都要向供應(yīng)商發(fā)送和接收大量發(fā)票。對(duì)于每年要管理超過(guò) 52,000 張發(fā)票的零部件部門來(lái)說(shuō)，繁瑣的手動(dòng)發(fā)票處理流程給他們帶來(lái)了巨大壓力。在使用 Power Automate 和 AI Builder 構(gòu)建了一個(gè)機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）解決方案后，他們成功緩解了這些壓力。以下，我們將為您詳細(xì)分享小松澳大利亞團(tuán)隊(duì)如何在四周內(nèi)，將他們手動(dòng)和重復(fù)的發(fā)票流程自動(dòng)化。
零部件部門處理的發(fā)票涉及 259 家原始設(shè)備制造商（OEM）和供應(yīng)商，一個(gè)由三人組成的發(fā)票處理小團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，他們需要審閱每張發(fā)票，將其與采購(gòu)訂單相匹配，然后將其上傳到用于管理小松澳大利亞供應(yīng)商和配送中心之間的零部件訂單的 IBM AS400 主機(jī)系統(tǒng)中。
為了確保所有發(fā)票都能及時(shí)處理，不影響采購(gòu)訂單或下游流程，同時(shí)減輕發(fā)票處理團(tuán)隊(duì)的壓力，他們先進(jìn)行了 RPA 自動(dòng)化試點(diǎn)。一家本地供應(yīng)商被選為自動(dòng)化發(fā)票修復(fù)流程的試點(diǎn)候選者。在自動(dòng)化之前，發(fā)票處理團(tuán)隊(duì)會(huì)在 Outlook 共享郵箱中收到該供應(yīng)商的 1100 多張 PDF 發(fā)票。
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發(fā)票處理團(tuán)隊(duì)會(huì)定期監(jiān)控郵箱中新發(fā)票，并在收到后立即下載以進(jìn)行處理。
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審核每張發(fā)票，并將表頭和行項(xiàng)目中的信息提取到使用 Excel 的 新 CSV 文件中。
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分別下載采購(gòu)訂單報(bào)告以驗(yàn)證數(shù)據(jù)，并使用一系列 Excel 宏和 VLOOKUP 函數(shù)在 CSV 文件數(shù)據(jù)和報(bào)告數(shù)據(jù)之間進(jìn)行三向匹配。
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然后通過(guò)一個(gè)名為 eParts 的網(wǎng)絡(luò)門戶將 CSV 文件上傳到他們的 IBM AS400 主機(jī)系統(tǒng)。然后在主機(jī)系統(tǒng)中處理每張發(fā)票，在發(fā)送到倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行貨物收據(jù)（涉及將收到的貨物與采購(gòu)訂單相匹配并為要揀選的訂單生成裝箱單）之前，添加如稅收、包裝和運(yùn)費(fèi)等附加費(fèi)用。
這些復(fù)雜且耗時(shí)的人工操作流程意味著，面對(duì)全天候的大量供應(yīng)商發(fā)票，三人組成的小團(tuán)隊(duì)很難跟上發(fā)票處理速度，既容易出現(xiàn)閱讀發(fā)票和將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的人為錯(cuò)誤，也容易因?yàn)檠舆t處理影響倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)和下游流程，尤其在類似于財(cái)年末的年度發(fā)票處理高峰時(shí)期，問(wèn)題更容易以高頻率出現(xiàn)。
為了減輕發(fā)票處理團(tuán)隊(duì)的壓力，小松澳大利亞團(tuán)隊(duì)利用使用了 Power Automate 的無(wú)人值守自動(dòng)化 [2]。無(wú)人值守可以讓 Power Automate 桌面和云流程在后臺(tái)完全自動(dòng)化處理過(guò)程。它可以完全替代手動(dòng)流程，包括從監(jiān)控 Outlook 共享郵箱中的發(fā)票、驗(yàn)證發(fā)票與采購(gòu)訂單，到將發(fā)票輸入主機(jī)系統(tǒng)以啟動(dòng)下游流程。
在四周內(nèi)，澳大利亞小松公司業(yè)務(wù)技術(shù)和系統(tǒng)團(tuán)隊(duì)的數(shù)字解決方案架構(gòu)師 Eric Cheng 開發(fā)并上線了無(wú)人值守 RPA 解決方案。同時(shí)還遵循了應(yīng)用生命周期管理（ALM）最佳實(shí)踐，為解決方案的開發(fā)、測(cè)試和企業(yè)部署設(shè)置了多個(gè)環(huán)境。
01、該解決方案利用 Power Automate 和 AI Builder 將發(fā)票處理與主機(jī)系統(tǒng)端到端自動(dòng)化，具體如下
使用 Power Automate 自動(dòng)化發(fā)票處理流程
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云流程按計(jì)劃運(yùn)行并從 Outlook 共享郵箱中檢索電子郵件。
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當(dāng)檢索到滿足條件的電子郵件時(shí)，云流程會(huì)下載附件中的 PDF 發(fā)票，并將其發(fā)送給 AI Builder 文檔處理模型。
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AI Builder 文檔處理模型返回的結(jié)果保存到 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)中。
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云流程然后驗(yàn)證 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有發(fā)票數(shù)據(jù)與 Azure Synapse 數(shù)據(jù)湖中的采購(gòu)訂單詳細(xì)信息，包括供應(yīng)商編號(hào)、采購(gòu)訂單行項(xiàng)目編號(hào)、零件編號(hào)等。
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云流程接著觸發(fā)一個(gè)桌面流程，創(chuàng)建一個(gè)發(fā)票數(shù)據(jù)的 CSV 文件，并將其加載到 IBM AS400 主機(jī)系統(tǒng)中。
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云流程觸發(fā)第二個(gè)桌面流程，將發(fā)票處理到 IBM AS400 主機(jī)系統(tǒng)中。這包括添加任何其它費(fèi)用，如稅收、運(yùn)費(fèi)、包裝等。
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最后，將處理后的發(fā)票存檔到 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)的單獨(dú)表格中，以供審計(jì)進(jìn)行歷史查詢。
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構(gòu)建、訓(xùn)練和發(fā)布一個(gè)自定義文檔處理 AI 模型。
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用 10個(gè) 發(fā)票樣本訓(xùn)練AI模型，準(zhǔn)確率為 99%。
構(gòu)建了一個(gè)自定義的 AI 生成器模型，用于分析和提取收到的 PDF 發(fā)票中的數(shù)據(jù)。Power Automate 云流程將提取的數(shù)據(jù)保存到 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)中，然后執(zhí)行相應(yīng)的桌面流程。
04、Power Automate 桌面流程（1）
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桌面流程查詢 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)并生成一個(gè)預(yù)定義模式的 CSV 文件。
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桌面流程啟動(dòng) Edge 瀏覽器，導(dǎo)航并登錄到 eParts 網(wǎng)絡(luò)門戶。
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桌面流程瀏覽 CSV 文件并將其上傳到 eParts 網(wǎng)絡(luò)門戶。
左上：CSV 文件上傳到 eParts 網(wǎng)絡(luò)門戶
右下：上傳 CSV 文件的 Power Automate 桌面流程步驟
05、Power Automate 桌面流程（2）
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桌面流程將打開一個(gè)終端窗口并登錄到他們的零件主機(jī)系統(tǒng)。
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桌面流程將遍歷各種屏幕并輸入數(shù)據(jù)作為發(fā)票處理過(guò)程的一部分。
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桌面流程將生成并向相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)送異常報(bào)告。
左上：主機(jī)系統(tǒng)的終端窗口，用于處理發(fā)票數(shù)據(jù)
右下：Power Automate 桌面流程步驟，用于在主機(jī)系統(tǒng)上輸入數(shù)據(jù)
通過(guò)使用 Power Automate 和 AI Builder 對(duì)發(fā)票處理流程進(jìn)行自動(dòng)化，小松澳大利亞團(tuán)隊(duì)提高了發(fā)票處理速度、減少了人工需求，降低了出錯(cuò)率，并最終提高了整個(gè)供應(yīng)鏈的效率。
01、通過(guò)自動(dòng)化發(fā)票處理流程，小松澳大利亞團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)了幾個(gè)關(guān)鍵的收益
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自動(dòng)化了 1200 張發(fā)票，涉及 1190 個(gè) SKU，僅針對(duì)一家供應(yīng)商每年預(yù)計(jì)可提高 300 小時(shí)的工作效率。
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通過(guò)消除人工數(shù)據(jù)錄入，減少了錯(cuò)誤。
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實(shí)現(xiàn)了 7×24 小時(shí)的發(fā)票處理效率。
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釋放了處理團(tuán)隊(duì)的 3 名成員的精力，使他們能夠?qū)Ｗ⒂诒O(jiān)控流程和管理異常。
首批本地供應(yīng)商發(fā)票流程自動(dòng)化的成功實(shí)踐，為該流程其余供應(yīng)商的自動(dòng)化提供了一個(gè)創(chuàng)新藍(lán)圖。通過(guò)將其應(yīng)用于前三大 OEM，小松澳大利亞團(tuán)隊(duì)每月將節(jié)省 300 個(gè)小時(shí)。
“僅通過(guò)這一家供應(yīng)商，我們每年自動(dòng)化了 1000 多張發(fā)票，并實(shí)現(xiàn)了每年 300 小時(shí)的效率提升。”
Komatsu Australia 數(shù)字解決方案架構(gòu)師
以下是一個(gè)可用于支持零部件部門發(fā)票處理流程自動(dòng)化的更高級(jí)別解決方案架構(gòu)示意。Power Automate 桌面和云端流程協(xié)同完成端到端的自動(dòng)化，AI Builder 執(zhí)行將發(fā)票數(shù)據(jù)提取到 SQL 數(shù)據(jù)庫(kù)。然后，所有發(fā)票數(shù)據(jù)將根據(jù) Azure Synapse 數(shù)據(jù)湖中的采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，然后生成一個(gè) CSV 文件上傳到 eParts 門戶，接著在用于管理零部件訂單的 IBM AS400 主機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行處理。
將 Power Automate 與零部件部門的發(fā)票處理中的 Power Platform 和 Azure 的幾個(gè)服務(wù)相結(jié)合的高級(jí)解決方案架構(gòu)
利用 Automation Kit 擴(kuò)大投資回報(bào)率（ROI）
在發(fā)票處理 RPA 解決方案開發(fā)之前，業(yè)務(wù)技術(shù)和系統(tǒng)團(tuán)隊(duì)為自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。對(duì)他們而言，建立一個(gè)基礎(chǔ)以擴(kuò)展 Power Automate 桌面和云端流程的自動(dòng)化非常重要。在發(fā)票處理領(lǐng)域自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)成功應(yīng)用后，他們正在擴(kuò)大組織內(nèi) Power Automate 的使用范圍。
Eric 和他的團(tuán)隊(duì)啟用了 Automation Kit（原 Automation CoE Starter Kit [3]），以管理并跟蹤自動(dòng)化開發(fā)生命周期，其中：
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內(nèi)置的預(yù)測(cè)評(píng)分和 ROI 分析使團(tuán)隊(duì)能夠量化地優(yōu)先處理待辦事項(xiàng)，并使用 Power BI 報(bào)告可視化自動(dòng)化的健康狀況和性能。
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報(bào)告功能幫助團(tuán)隊(duì)為高級(jí)管理層構(gòu)建業(yè)務(wù)案例，以便他們了解自動(dòng)化為組織帶來(lái)的價(jià)值。
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實(shí)時(shí)跟蹤指標(biāo)并監(jiān)控自動(dòng)化，確保自動(dòng)化流程操作高效且無(wú)問(wèn)題。
使用 Power Automate CoE，優(yōu)先處理自動(dòng)化解決方案的待辦事項(xiàng)，實(shí)時(shí)了解 ROI
“能夠?qū)崟r(shí)可視化 ROI 非常有益，因?yàn)樗鼮槊宽?xiàng)自動(dòng)化提供了量化的理由。這種能力使高級(jí)管理層能夠看到自動(dòng)化為業(yè)務(wù)帶來(lái)的價(jià)值。”
Komatsu Australia 數(shù)字解決方案架構(gòu)師
面向未來(lái)-共同創(chuàng)造價(jià)值
作為“共同創(chuàng)造價(jià)值”計(jì)劃的一部分，Eric 及其團(tuán)隊(duì)已開始在公司內(nèi)建立他們自己的全民開發(fā)者社區(qū)。他們的第一批成員包括來(lái)自公司如配送中心、銷售和運(yùn)營(yíng)等不同領(lǐng)域的 8 名員工，這些全民開發(fā)者之前沒(méi)有開發(fā)軟件解決方案的經(jīng)驗(yàn)。他們?cè)?Yammer 頻道和 Teams 群組中設(shè)置了一個(gè)平臺(tái)，鼓勵(lì)全民開發(fā)者互動(dòng)并通過(guò)討論持續(xù)學(xué)習(xí)。
全民開發(fā)者使用 Microsoft Teams 和 Yammer 進(jìn)行協(xié)作
全民開發(fā)者制作的 Power Apps 示例 1- 掃描和識(shí)別設(shè)備附件
作為行業(yè)領(lǐng)先的設(shè)備制造商和供應(yīng)商，小松澳大利亞會(huì)收到許多供應(yīng)商提供的設(shè)備零件，他們需要將這些零件運(yùn)送至各個(gè)分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行客戶銷售。其中一種設(shè)備零件是 Komatsu Genuine Attachments（KGA），如挖掘機(jī)和裝載機(jī)的快速掛鉤、斗或耐磨包。當(dāng)配送中心收到這些 KGA 時(shí)，中心團(tuán)隊(duì)需要為“附件標(biāo)簽”編碼，并將這些標(biāo)簽與 KGA 關(guān)聯(lián)以進(jìn)行庫(kù)存管理。
新開發(fā)的 Power Apps 畫布應(yīng)用，使用內(nèi)置的 NFC 標(biāo)簽讀取器功能，使員工在掃描附件標(biāo)簽時(shí)可以識(shí)別分支機(jī)構(gòu)的 KGA。此外，通過(guò)掃描 KGA，還可以快速將手頭的庫(kù)存與庫(kù)存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)相比較。
商務(wù)經(jīng)理需要在新設(shè)備離開 OEM 站點(diǎn)之前有效地更改進(jìn)口口岸。使用 Power Apps 開發(fā)的移動(dòng)應(yīng)用程序，簡(jiǎn)化了此過(guò)程并為商務(wù)經(jīng)理提供從手機(jī)更新目的地的靈活性。提交后，觸發(fā)云端流程，自動(dòng)通知物流團(tuán)隊(duì)并請(qǐng)求批準(zhǔn)。根據(jù)提交類型，將處理兩種不同的操作。
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如果目的地更改為本地（同一國(guó)家），將生成電子郵件并通知商務(wù)經(jīng)理。
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如果目的地從一個(gè)國(guó)家更改為另一個(gè)國(guó)家，例如從澳大利亞更改為新西蘭，則會(huì)向創(chuàng)建 OEM 采購(gòu)訂單的人發(fā)送一封電子郵件，通知他們已獲得更改目的地的批準(zhǔn)，需要為新國(guó)家創(chuàng)建一個(gè)新的采購(gòu)訂單，并取消 ERP 系統(tǒng)中的現(xiàn)有采購(gòu)訂單。
而對(duì)于已發(fā)生的每次目的地更改，都會(huì)記錄在 SharePoint 列表中以保留更改歷史。
02、在公司范圍內(nèi)擴(kuò)展社區(qū)
小松澳大利亞的長(zhǎng)期目標(biāo)是推廣他們的“共同創(chuàng)造價(jià)值”全民開發(fā)計(jì)劃，以培養(yǎng)他們自己的無(wú)代碼/低代碼開發(fā)者社區(qū)。Eric 及其團(tuán)隊(duì)正在致力于建立適當(dāng)?shù)臋C(jī)制，以監(jiān)控和支持全民開發(fā)者，確保他們的全民開發(fā)者計(jì)劃不斷發(fā)展。
“我們?nèi)耖_發(fā)計(jì)劃的很大一部分是創(chuàng)建和培育一個(gè)實(shí)踐社區(qū)，因?yàn)樵谖磥?lái)，支持這些解決方案的并不一定是 IT 部門，而是全民開發(fā)者自己和業(yè)務(wù)部門。”
小松澳大利亞數(shù)字解決方案架構(gòu)師
03、將 Power Platform 與 ALM 和監(jiān)控最佳實(shí)踐相結(jié)合
為支持團(tuán)隊(duì)用 Power Automate Desktop 進(jìn)行 RPA 的長(zhǎng)期發(fā)展，Eric 及其團(tuán)隊(duì)正在使用 Azure DevOps 建立他們的解決方案，用于應(yīng)用生命周期管理（ALM）。ALM 已經(jīng)在他們現(xiàn)有的許多代碼優(yōu)先的應(yīng)用程序中得以實(shí)施，同樣的最佳實(shí)踐也將應(yīng)用于他們的 Power Automate RPA 解決方案。這是為了確保在每個(gè) RPA 解決方案上線之前都有審批和檢查過(guò)程。他們還在使用另一個(gè)工具 Azure App Insights，來(lái)監(jiān)控他們的企業(yè)應(yīng)用程序，并計(jì)劃將其與他們的 Power Automate RPA 解決方案結(jié)合起來(lái)。小松澳大利亞的長(zhǎng)期目標(biāo)是使用微軟生態(tài)系統(tǒng)進(jìn)行解決方案的開發(fā)、監(jiān)控和治理，以實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化。
“我們可以看到能力的提升，Power Platform 的成熟度迅速提高 – 它為我們的組織帶來(lái)了很多效益。”
小松澳大利亞的成功實(shí)踐，也為我們說(shuō)明了 RPA 技術(shù)在解決企業(yè)面臨的繁瑣和低效任務(wù)方面的潛力，我們可以清晰的看到，通過(guò)使用 Power Platform 和 RPA 解決方案，小松澳大利亞成功地實(shí)現(xiàn)了效率提升和業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化。他們還通過(guò)全民開發(fā)計(jì)劃培養(yǎng)了內(nèi)部員工，以支持企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新。
展望未來(lái)，小松澳大利亞還將繼續(xù)擴(kuò)大其 RPA 解決方案的應(yīng)用范圍，以覆蓋其他供應(yīng)商和業(yè)務(wù)部門。基于這些自動(dòng)化技術(shù)，小松澳大利亞正朝著成為一個(gè)更加數(shù)字化和自動(dòng)化的創(chuàng)新型企業(yè)邁進(jìn)。 繼續(xù)閱讀：
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