總部位于美國中北部印第安納州康納斯維爾的Stant，是一家專為汽車提供原始設(shè)備的制造商，目前客戶包括：大眾、豐田、偉世通、福特、通用等世界級(jí)汽車生產(chǎn)商。近日在其客戶大會(huì)上，Stant總經(jīng)理Dorothee Baas分享了他們的RPA部署、使用、執(zhí)行流程等經(jīng)驗(yàn)。講述了他們是如何通過RPA將Stant的業(yè)務(wù)流程提升700%的工作效率。

以下是Dorothee Baas的RPA經(jīng)驗(yàn)分享

　　“在很久以前，Stant曾經(jīng)是世界上最大的精密鋼琴調(diào)音器的制造商，企業(yè)經(jīng)過一系列的發(fā)展與演變，最終成為了現(xiàn)在的汽車設(shè)備供應(yīng)商。去年Stant慶祝了成立120周年大會(huì)，是一個(gè)非常隆重的慶?；顒?dòng)，在那個(gè)會(huì)議上我就曾分享過RPA的使用經(jīng)歷，非常幸運(yùn)地遇見了RPA，是它讓Stant繁瑣復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程得到了極大的改善。”

　　在使用RPA之前，Stant有一個(gè)小型的AP員工組。他們必須學(xué)習(xí)兩個(gè)ERP流程，這是因?yàn)榘l(fā)票信息需要從多個(gè)系統(tǒng)中來提取，雖然Stant的AP員工組工作很勤奮，但是仍然無法跟上發(fā)票的匹配速度，因?yàn)镾tant的業(yè)務(wù)實(shí)在太龐大了。所以，會(huì)經(jīng)常積壓大量的發(fā)票，幾周甚至幾個(gè)月都無法處理完成。所以Stant開始請(qǐng)臨時(shí)工來處理這些發(fā)票，但仍然于事無補(bǔ)，因?yàn)樘幚硭俣冗h(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上發(fā)票的增長速度。

　　所以Stant開始研究如何應(yīng)對(duì)這一難題，首席財(cái)務(wù)官Carey Mary決定將這一業(yè)務(wù)外包，但首席執(zhí)行長官Andy和CIO Steven建議可以考慮一下RPA。

　　記得很清楚。那天Andy來到我的辦公室說：“嘿，我找到了一個(gè)神奇的工具，可以自動(dòng)通過電子郵件收到所有發(fā)票并與用戶自動(dòng)匹配，你愿意用嗎?”我笑著看著他說：“我現(xiàn)在沒空聽你的天方夜譚，我還有成堆的發(fā)票要處理，請(qǐng)別耽誤我時(shí)間了”但Andy絲毫沒有放棄的念頭，還在那講解關(guān)于自動(dòng)化的東西。幾天后，Thirdware(RPA供應(yīng)商Automation Anywhere的客戶)在Stant的辦公大樓里展示了RPA的工作流程，解釋了RPA的一切。一開始我并不相信，因?yàn)槲矣X得這簡(jiǎn)直是匪夷所思的事情，流程會(huì)不會(huì)出錯(cuò)呢?這樣做真的安全嗎?不過，我?guī)е芏嘁蓡栠€是耐心地看了下去。

　　但是當(dāng)看到實(shí)際案例操作時(shí)，還是被RPA的魅力所折服了。然后Stant舉辦了一個(gè)為期三天的項(xiàng)目研討會(huì)，確定了RPA要實(shí)現(xiàn)的工作流程。然后又花了1周的時(shí)間來找合適的RPA供應(yīng)商。這些準(zhǔn)備工作，大概花了6周就全部搞定了。

　　在提取發(fā)票方面，Stant向50家給Stant發(fā)送發(fā)票最多的供應(yīng)商部署了RPA機(jī)器人。最終，Stant部署了3個(gè)機(jī)器人。機(jī)器人1：發(fā)票匹配機(jī)器人 2：發(fā)票再次匹配機(jī)器人(如果RPA1在第一次嘗試時(shí)找不到匹配的發(fā)票，那么將觸發(fā)第二個(gè)機(jī)器人)機(jī)器人3：手動(dòng)發(fā)票接收機(jī)器人。整個(gè)工作流程是這樣的：根據(jù)設(shè)定RPA可以自動(dòng)查看這些合作商的電子郵件。它會(huì)掃描帶有發(fā)票關(guān)鍵字的郵件，抓取發(fā)票PDF附件后將其發(fā)送到OCR閱讀器(一種名為Doc Parser的工具)，并將其轉(zhuǎn)換為Excel工作表。機(jī)器人會(huì)驗(yàn)證電子表格中的信息 ，來確認(rèn)OCR是否抓取了錯(cuò)誤的來源，比如：價(jià)格字段肯定是數(shù)字，如果是其他字符，那么可以判定這個(gè)是錯(cuò)誤的。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，RPA會(huì)將錯(cuò)誤信息發(fā)送給人工，再由他們來處理。同時(shí)，機(jī)器人還將發(fā)票PDF重命名(常用的命名慣例)，然后按照供應(yīng)商編號(hào)、發(fā)票編號(hào)存儲(chǔ)在指定的位置上。

　　在發(fā)票匹配方面，RPA將登錄2個(gè)ERP系統(tǒng)并嘗試找到匹配的收據(jù)。它首先檢查是否有人已經(jīng)匹配此發(fā)票。有時(shí)供應(yīng)商會(huì)將發(fā)票發(fā)送到工作人員郵箱，也許職員已經(jīng)完成了匹配，如果機(jī)器人在繼續(xù)這項(xiàng)工作，那么就會(huì)造成重復(fù)匹配。

　　接著RPA將根據(jù)供應(yīng)商、托運(yùn)人編號(hào)、條碼信息以及檢查貨幣來找到與之相匹配的用戶記錄。如果RPA檢查沒有錯(cuò)誤后，它將完成所有工作。

　　如果發(fā)現(xiàn)不匹配，機(jī)器人進(jìn)入糾錯(cuò)階段，將詳細(xì)比較供應(yīng)商提供的Excel表格與轉(zhuǎn)錄數(shù)據(jù)之間的每個(gè)字段，包括：數(shù)量、價(jià)格、部件編碼等。

　　以下是RPA匹配的結(jié)果圖：

　　為了解決上圖這些匹配錯(cuò)誤，Stant的第二個(gè)RPA機(jī)器人“再次匹配機(jī)器人”將發(fā)揮重要作用。它會(huì)根據(jù)時(shí)間、錄入信息、字段等再次進(jìn)行匹配與嘗試。如果在限定的時(shí)間內(nèi)，“再次匹配機(jī)器人”仍然無法完成匹配，那么將由人工來處理這些信息。

　　機(jī)器人每次啟動(dòng)流程以及每次完成工作流程時(shí)都會(huì)發(fā)送電子郵件通知管理人員。它將發(fā)送給放在聯(lián)系列表中的所有人，現(xiàn)在你只需要查看所有任務(wù)日志即可了解工作進(jìn)程。

　　到目前為止，Stant的RPA工作主要用在兩個(gè)主要方面：1.應(yīng)付賬款發(fā)票匹配(財(cái)務(wù))，2.應(yīng)收賬款(客戶服務(wù))向客戶發(fā)送發(fā)票。財(cái)務(wù)方面RPA機(jī)器人會(huì)做好所有前期工作包括：發(fā)票的信息的搜集，發(fā)票與用戶信息匹配，然后將發(fā)票發(fā)送人工，最后由人工來做最后的確認(rèn)這樣做的好處是可以確保發(fā)票萬無一失。在客戶服務(wù)方面，Stant開發(fā)了三個(gè)小型RPA機(jī)器人，每晚RPA機(jī)器人都將從系統(tǒng)中提取收賬款發(fā)票，然后通過電子郵件發(fā)送給客戶，或者如果客戶想要紙質(zhì)格式，則RPA可以把信息發(fā)送給打印機(jī)，在由打印機(jī)打印出來，員工第二天取到發(fā)票郵寄過去即可。通過應(yīng)用RPA機(jī)器人之后，Stant的發(fā)票積壓最多的時(shí)候只有4天，而放到以前可能要處理幾周甚至幾個(gè)月。

　　同時(shí)在人工節(jié)省方面，已經(jīng)不在需要雇傭臨時(shí)工來處理這些積壓的發(fā)票，每年將節(jié)省幾十萬美元的人工支出。

　　現(xiàn)在Stant的很多合作伙伴受到了RPA的影響，全都開始使用RPA機(jī)器人來處理各式各樣的工作流程：有的用RPA來搜集數(shù)據(jù)，有的用RPA來提取報(bào)告，有的用RPA來做數(shù)據(jù)分析報(bào)告等等。而且最關(guān)鍵的一點(diǎn)是RPA非常安全，它是基于員工設(shè)定的規(guī)則來工作的，這一點(diǎn)也是最讓客戶滿意的地方。

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